ヒロフィナンシャルパートナーズ
2019年 1月 31日 制定
個人情報保護に関する基本方針
※ プライバシー・ポリシー
当店は、個人情報保護の重要性とお客様の信頼に基づく責任を十分認識し、個人情報について厳正・適切なお取扱いを行うことを宣言します。
【法令等の遵守】
当店は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関 連法令、関係各省庁のガイドラインなどを遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
【従業員教育】
当店は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう従業員への教育·指導を徹底します。
【個人情報の利用目的】
当店は、取得した個人情報を、保険会社から委託を受けた保険募集業務の遂行に必要な範囲内で利用します。当店は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。
【個人情報の取得】
当店は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
【個人データの安全管理措置】
当店は、取り扱う個人データの漏洩、滅失又はき損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備及び実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じています。
【個人データの第三者への提供】
当店は、法令で定められた場合を除き、事前にご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
【センシティブ情報のお取扱い】
当店は、政治的見解、信教（宗教、思想及び信条をいいます。）、労働組合への加盟、人種及び民族、門地及び本籍地、保健医療及び性生活並びに犯罪歴に関する個人情報（「センシティブ情報」といいます。）については、法令・諸規則に定められた場合のほか、取得、利用又は第三者提供を行いません。
また、適切な業務運営を確保する必要から、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合には、ご本人から同意を得るものとし、厳正な取扱いを行います。
また、適切な業務運営を確保する必要から、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合には、ご本人から同意を得るものとし、厳正な取扱いを行います。
【見直し・改善】
当店の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。
【個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正、利用停止など】
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示、訂正又は利用停止などに関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。保険会社や他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。当店の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。 手続きを希望される方は、下記お問い合わせ窓口までお申し付けください。
【お問い合わせ・ご相談·苦情へのご対応】
当店は、個人情報の取扱いに関するご相談・苦情に迅速に対応します。
ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。また、保険事故に関する照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。
ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。また、保険事故に関する照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。
＜お問い合わせ窓口＞
当店は、個人情報の取扱いに関するご相談・苦情に迅速に対応します。
ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。また、保険事故に関する照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。
ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。また、保険事故に関する照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。
| 代理店 | ヒロフィナンシャルパートナーズ |
|---|---|
| 所在地 | 〒980-0811 宮城県仙台市青葉区一番町1-12-2 星光堂ビル6F 604 |
| 電話番号 | 090-8744-6128 |
| 受付時間 | AM 10: 00 – PM 5：00 |
| HiroFinancialPartners@outlook.jp | |
| Webサイト | Hiro Financial Partnersホームページ |
※ 当店からのE メール、ダイレクトメール等による新商品・サービスのご案内について、ご希望されない場合は、上記のお問い合わせ窓口までお申し出ください。
個人情報取扱規程
第 1 章 総則
第 1 条（目的）
本規程は、当代理店における保険代理店業務に係る個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。
第 2 条（定義）
本規程における各用語の定義は、「個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」という）」及び関係各省庁の個人情報保護に関するガイドラインによるものとする。
第 3 条（適用）
本規程は、当代理店の従業者（保険募集に従事するか否かを問わない）に適用する。
第 4 条（個人情報の安全管理に係る基本方針）
当代理店における個人情報の適法かつ適正な取扱いを確保するため、次の事項を含む個人情報の安全管理に係る基本方針を定める。
１．個人情報取扱事業者の 名称
２．安全管理措置に関する 質問及び苦情処理の窓口
３．個人データの安全管理に関する宣言
４．基本方針の継続的改善の宣言
５．関係法令遵守の宣言
個人情報の安全管理に 係る基本方針は、当代理店の従業者に周知するとともに 、当代理店のホームページヘの掲載、事務所への掲示等にて公表する。
１．個人情報取扱事業者の 名称
２．安全管理措置に関する 質問及び苦情処理の窓口
３．個人データの安全管理に関する宣言
４．基本方針の継続的改善の宣言
５．関係法令遵守の宣言
個人情報の安全管理に 係る基本方針は、当代理店の従業者に周知するとともに 、当代理店のホームページヘの掲載、事務所への掲示等にて公表する。
第 5 条（個人データ管理者）
当店は、代表千葉博之を個人情報の安全管理に係る遂行の総責任者（個人データ管理責任者）とする。
個人データ管理責任者は 、次に掲げる業務を所管する。
① 個人データの安全管理に関する規程及び委託先の選定基準の承認及び周知
② 個人データを取り扱う部署毎の個人データ管理者の任命及び本人確認に関する情報の任
③ 個人データ管理者からの報告徴収及び助言・指導
④ 個人データの安全管理に関する教育・研修の企画
⑤ その他個人データの安全管理に関する事項
前項②に定める個人データ管理者は 、個人データ管理責任者が 兼務することができる。
第 2 項②に定める本人確認に関する情報の管理者は、個人データ管理者が兼務することができる。
個人データ管理責任者は 、次に掲げる業務を所管する。
① 個人データの安全管理に関する規程及び委託先の選定基準の承認及び周知
② 個人データを取り扱う部署毎の個人データ管理者の任命及び本人確認に関する情報の任
③ 個人データ管理者からの報告徴収及び助言・指導
④ 個人データの安全管理に関する教育・研修の企画
⑤ その他個人データの安全管理に関する事項
前項②に定める個人データ管理者は 、個人データ管理責任者が 兼務することができる。
第 2 項②に定める本人確認に関する情報の管理者は、個人データ管理者が兼務することができる。
第 6 条（個人データ管理者）
個人データ管理者は、次に掲げる業務を所管する。
① 個人データの取扱者の指定及び変更等の管理
② 個人データの利用申請の承認及び記録等の管理
③ 個人データを取り扱う保管媒体の設置場所の指定及び変更の管理
④ 個人データの管理区分及び権限についての設定及び変更の管理
⑤ 個人データの取扱状況の把握
⑥ 委託先における個人データの取扱状況等の監督
⑦ 個人データの安全管理に関する教育・研修の実施
⑧ 個人データ管理責任者に対する報告
⑨ その他所管部署における個人データの安全管理に関すること
① 個人データの取扱者の指定及び変更等の管理
② 個人データの利用申請の承認及び記録等の管理
③ 個人データを取り扱う保管媒体の設置場所の指定及び変更の管理
④ 個人データの管理区分及び権限についての設定及び変更の管理
⑤ 個人データの取扱状況の把握
⑥ 委託先における個人データの取扱状況等の監督
⑦ 個人データの安全管理に関する教育・研修の実施
⑧ 個人データ管理責任者に対する報告
⑨ その他所管部署における個人データの安全管理に関すること
第 7 条（自主点検・監査の実施）
個人データ管理責任者は、別に定める「個人データの取扱状況の点検及び監査に係る規程」に従い、個人情報の取扱いに関する法令及び諸規程の遵守状況に関する自主点検又は監査の実施計画を立案し、個人情報取扱部署毎に自主点検又は監査を定例的に実施する。
自主点検の実施責任者は当該取扱部署の個人データ管理者とし、点検結果を個人データ管理責任者へ報告する。
監査の実施責任者は当該取 扱部署以外の個人データ管理者とし、点検結果を個人データ管理責任者へ報告する。
自主点検の実施責任者は当該取扱部署の個人データ管理者とし、点検結果を個人データ管理責任者へ報告する。
監査の実施責任者は当該取 扱部署以外の個人データ管理者とし、点検結果を個人データ管理責任者へ報告する。
第 8 条（体制の見直し）
個人データ管理責任者は、前条の自主点検又は監査の結果に照らし、必要に応じて個人情報の取扱いに関する安全対策、諸施策を改善しなければならない。
第 3 章 運用
第 9 条（管理原則）
個人情報は、本規程に従い適切に管理し、その重要度に応じて取得、利用、移送、保管、廃棄する。
第 10 条（利用目的）
当代理店は、個人情報の利用目的をできる限り特定する。
個人情報は、あらかじめ本人の同意 を得ずに、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱ってはならない。
利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えて行ってはならず、変更された利用目的は遅滞なく本人に通知又は公表を行う。
個人情報は、あらかじめ本人の同意 を得ずに、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱ってはならない。
利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えて行ってはならず、変更された利用目的は遅滞なく本人に通知又は公表を行う。
第 11 条（適正な取得）
個人情報は、偽りその他不正の手段により取得してはならない。
第 12 条（利用目的の通知・公表・明示）
当代理店は、個人情報の取得に際し、当代理店の利用目的をあらかじめ公表している場合を除きその利用目的を本人に通知する。
当代理店は、書面により個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に対し当代理店の利用目的を明示する。ただし、個人情報保護法第18条2項に定められている場合を除く。
当代理店は、書面により個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に対し当代理店の利用目的を明示する。ただし、個人情報保護法第18条2項に定められている場合を除く。
第 13 条（センシティブ情報）
センシティブ情報については、法令・諸規則に定められた場合のほか、原則 として取得、利用又は第三者提供を行わない。
適切な業務運営を確保する必要からセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合は、本人から同意を得ることとする。
適切な業務運営を確保する必要からセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合は、本人から同意を得ることとする。
第 14 条（個人データの正確性の確保）
当代理店は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人データを正確かつ最新の内容に保つものとする。
第 15 条（個人情報等の取扱台帳）
個人データ管理責任者は、取り扱う個人情報等の取扱状況を確認できる手段として以下の事項を含む台帳等を整備するとともに、適宜に見直しを行うものとする。
① 取得項目
② 利用目的
③ 保管場所・保管方法・保管期限
④ 管理部署
⑤ アクセス制限の状況
個人情報等の取扱部署の個人データ管理者は、本条第1項に定める台帳に関する事項を個人データ管理者に報告しなければならない。
① 取得項目
② 利用目的
③ 保管場所・保管方法・保管期限
④ 管理部署
⑤ アクセス制限の状況
個人情報等の取扱部署の個人データ管理者は、本条第1項に定める台帳に関する事項を個人データ管理者に報告しなければならない。
第 16 条（安全管理措置）
当代理店は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のため、組織的、人的、技術的に適切な措置（以下「安全管理措置」という。）を講じるものとする 。
安全管理措置は、「取得・入力」「利用・加工」「 保管・保存」「移送・送信」「消去・廃棄」の個人データの管理段階に応じて各取扱規程に定めるものとする。
安全管理措置は、「取得・入力」「利用・加工」「 保管・保存」「移送・送信」「消去・廃棄」の個人データの管理段階に応じて各取扱規程に定めるものとする。
第 17 条（漏えい時の対応）
従業者は、自らの部署において個人情報の漏えい等の事故又は違反の発生あるいはそのおそれのある場合は別に定める「個人データの安全管理に係る取扱規程（6 漏えい事案等への対応の段階）」に従い、直ちにその旨を個人データ管理責任者に報告し、その指示を求めなければならない。
第 18 条（従業者の監督）
当代理店は、従業者が個人情報等を取り扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行う。
当代理店は、従業者に対して個人情報の保護及び適正な取扱いに関する誓約書等の提出を命じることができる。
当代理店は、従業者に対して個人情報の保護及び適正な取扱いに関する誓約書等の提出を命じることができる。
第 19 条（社内教育）
従業者に対する個人情報の保護及び適正な取扱いに関する教育方針は、個人データ管理責任者が計画、決定する。
従業者は、個人データ管理責任者が指定する個人情報の適正な管理に関する研修を受講しなければならない。
従業者は、個人データ管理責任者が指定する個人情報の適正な管理に関する研修を受講しなければならない。
第 20 条（委託先の監督）
個人データ管理責任者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるように、別に定める「個人データの外部委託に係る規程」に従い、委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
前項の委託を行う個人データ管理責任者は、委託先に対し以下の各号の事項を実施しなければならない。
１．委託先の個人情報保 護体制が十分であることを確認したうえで委託先を選定すること
２．委託先との間で、次の事項を含む契約書等を締結すること
① 委託者の監督・監査・報告徴収に関する権限
② 委託先における個人データの漏えい、盗用、改ざん及び目的外利用の禁止
③ 再委託における条件
④ 漏えい事案等が発生した際の委託先の責任
前項の委託を行う個人データ管理責任者は、委託先に対し以下の各号の事項を実施しなければならない。
１．委託先の個人情報保 護体制が十分であることを確認したうえで委託先を選定すること
２．委託先との間で、次の事項を含む契約書等を締結すること
① 委託者の監督・監査・報告徴収に関する権限
② 委託先における個人データの漏えい、盗用、改ざん及び目的外利用の禁止
③ 再委託における条件
④ 漏えい事案等が発生した際の委託先の責任
第 21 条（第三者提供の制限）
当代理店は、法令で定められた場合を除き、あらかじめ本人の同意なく個人データの第三者への提供を行わない。
第 22 条（開示・訂正·利用停止）
当代理店は、保険代理店業務に係る保有個人データに関し、個人情報保 護法に基づく開示・訂正・利用停止等の求めを受けた場合は、保険会社の定める方法により保険会社にその旨を連絡するものとする。
保険代理店業務に係る個人データに関し、個人情報保護法に基づかない一般的な問い合わせ等の場合は、本人確認を適切に行ったうえ回答を行うことができる。
保険代理店業務に係る個人データに関し、個人情報保護法に基づかない一般的な問い合わせ等の場合は、本人確認を適切に行ったうえ回答を行うことができる。
第 23 条（苦情の処理）
当代理店における個人情報の取扱いに関する苦情の窓口は、個人データ管理責任者とする。
従業者が、個人情報の取扱いに関する苦情を受付けた場合は、速やかに個人データ管理責任者に報告を行わなければならない。
従業者が、個人情報の取扱いに関する苦情を受付けた場合は、速やかに個人データ管理責任者に報告を行わなければならない。
第 24 条（罰則）
当代理店は、本規程に違反した従業員に対して就業規則等に基づき処分を行う。
また、その他の従業者に対しては、契約又は法令に照らして決定する。
また、その他の従業者に対しては、契約又は法令に照らして決定する。
第 25 条（改廃）
本規程の改廃は、代理店主の決裁において行うものとする。
＜附則＞
本規程は、平成31 年 1 月 31 日 より実施する。
［ヒロフィナンシャルパートナーズ］代理店における個人データ管理者等
代理店主 千葉博之
個人データの安全管理に係る取扱規程
（１ 取得・入力段階）
第 1 条 目的
本規程は、当店における個人データの安全管理措置のうち、個人情報の「取得·入カ」段階の取扱いについて定めたものである。
第 2 条 定義
１．「取得」とは、本人又は第三者から個人情報を物理的及び電子的手段により取得すること等をいう（社内の他部門からの取得は含まない）。
２．「入力」とは、取得した個人情報をデータベース等の情報システムに物理的及び電子的に入力すること等をいう。
２．「入力」とは、取得した個人情報をデータベース等の情報システムに物理的及び電子的に入力すること等をいう。
第 3 条 取得・入力に関する取扱者の役割·責任及び取扱者の限定
１．個人データ管理責任者は、個人情報の取得・入力に関 する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。
２．個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人情報の取得入力が行われわれるよう取扱者を限定しなければならない。
２．個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人情報の取得入力が行われわれるよう取扱者を限定しなければならない。
第 4 条 センシティブ情報の取得・入力に関する取扱者の限定
個人データ管理者は、個人情報のうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の取得・入力の取扱者を必要最小限に限定しなければならない。
第 5 条 取得・入力の対象となる個人データの限定
個人データ管理者は、取得・入力する個人情報を業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。
第 6 条 取得・入力時の照合及び確認手続き
１．個人データの取扱者は、個人情報を取得するときには、情報提供者の本人確認及び権限等の確認を行わなければならない。
２．個人データの取扱者は、個人情報を入力するときには、入カデータが正確であることを確認しなければならない。
２．個人データの取扱者は、個人情報を入力するときには、入カデータが正確であることを確認しなければならない。
第 7 条 取得・入力の規程外作業に関する申請及び承認手続き
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人情報を取得・入力する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行われなければならない。
第 8 条 機器・記録媒体等の管理手続き
１．個人データ管理者は、取得·入力した個人情報が保存された機器·記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人情報が保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人情報が保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
第 9 条 個人データヘのアクセス制御
個人データ管理者は、取得・入力した個人情報へのアクセスを制御するために、取得・入力した個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
① 個人情報の入力に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
② 個人情報が保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
③ 受信した郵便物やFAX等の個人情報について適切な管理を行う。
① 個人情報の入力に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
② 個人情報が保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
③ 受信した郵便物やFAX等の個人情報について適切な管理を行う。
第 10 条 取得・入力状況の記録及び分析
１．個人データの取扱者は 、個人情報を取得・入力する場合、情報の種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に取得・入力状況について記録を行わなければならない。
２．個人データ管理者は、個人情報の漏えい等の防止のため 、必要に応じ、記録された状況を確認する。
２．個人データ管理者は、個人情報の漏えい等の防止のため 、必要に応じ、記録された状況を確認する。
第 11 条 センシティブ情報の取得の制限
個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、取得してはならない。
① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得する場合
② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得する場合
③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得する場合
④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第 6 条第 1 項各号に掲げる場合
① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得する場合
② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得する場合
③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得する場合
④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第 6 条第 1 項各号に掲げる場合
第 12 条 センシティブ情報の取得に際して本人同意が必要である場合における本人同意の取得及び本人への説明事項
１．個人データの取扱者は、前条①に基づきセンシティブ情報を取得する場合には、当該センシティブ情報を保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で取得しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を取得してはならない。
３．個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれている場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。
ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得するものとする。
２．個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を取得してはならない。
３．個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれている場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。
ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得するものとする。
（ 2 利用・加工段階）
第 1 条 目的
本規程は、当店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「利用·加工」段階の取扱いについて定めたものである。
第 2 条 定義
１．「利用」とは、個人データを利用目 的の範囲内で取り扱うこと等をいう。
２．「加工」とは、個人データの更新を行うこと、又は個人データを利用し、新たなデータベースを作成すること等をいう。
３．「管理区域」とは、営業範囲を勘案してあらかじめ指定した区域をいう。
２．「加工」とは、個人データの更新を行うこと、又は個人データを利用し、新たなデータベースを作成すること等をいう。
３．「管理区域」とは、営業範囲を勘案してあらかじめ指定した区域をいう。
第 3 条 利用・加工に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定
１．個人データ管理責任者は、個人データの利用・加工に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。
２．個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの利用・加工が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
２．個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの利用・加工が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
第 4 条 センシティブ情報の利用・加工に関する取扱者の限定
個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の利用・加工の取扱者を必要最小限に限定しなければならない。
第 5 条 利用・加工の対象となる個人データの限定
個人データ管理者は、利用・加工する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。
第 6 条 利用・ 加工時の 照合及び確認手続き
１．個人データの取扱者は、利用する個人データが対象データとして正しいかについて確認しなければならない。
２．個人データの取扱者は、利用する個人データが正しく加工されたかについて元データと照合しなければならない。
２．個人データの取扱者は、利用する個人データが正しく加工されたかについて元データと照合しなければならない。
第 7 条 利用・ 加工の規程外作業に関する申請及び承認手続き
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを利用・加工する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。
第 8 条 機器・記録媒体等の管理手続き
１．個人データ管理者は、利用・加工する個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
第 9 条 個人データヘのアクセス制御
１．個人データ管理者は、利用・加工する個人データヘのアクセスを制御するために、利用・加工する個人データが保存された機器·記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
２．個人データの 利用・加工に必要なID及びパスワードの管理を徹底する
３．個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立入りを制限する。
４．個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の利用·加工を認められた必要最小限の取扱者に限り利用・加工が行われるようID及びパスワードを付与するとともにID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。
２．個人データの 利用・加工に必要なID及びパスワードの管理を徹底する
３．個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立入りを制限する。
４．個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の利用·加工を認められた必要最小限の取扱者に限り利用・加工が行われるようID及びパスワードを付与するとともにID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。
第 10 条 利用·加工状況の記録及び分析
１．個人データの取扱者は、個人データを利用·加工する場合、データの種類や形態等に応じて必要に応じ、かつ適切に利用·加工状況について記録を行わなければならない。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
第 11 条 センシティブ情報の利用・加工の制限
個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、利用・加工してはならない。
① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を利用・加工する場合
② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を利用・加工する場合
③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を利用・加工する場合
④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第 6 条第 1 項各号に掲げる場合
① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を利用・加工する場合
② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を利用・加工する場合
③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を利用・加工する場合
④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第 6 条第 1 項各号に掲げる場合
第 12 条 センシティブ情報の利用に際して本人同意が必要である場合における本人同意の取得及び本人への説明事項
１．個人データの取扱者は、前条①に基づきセンシティブ情報を利用する場合には、当該センシティブ情報を保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意（原則として書面による。）に基づき業務遂行上必要な範囲で利用しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を利用してはならない。
３．個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれている場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。
ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得するものとする。
２．個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を利用してはならない。
３．個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれている場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。
ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得するものとする。
第 13 条 個人データの管理区域外への持ち出しに関する措置
１．個人データ管理責任者は 、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。
２．個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者を必要最小限に限定しなければならない。
３．個人データ管理者は、管理区域外に持ち出すことが可能な個人データを業務上必要最小限に止めなければならない。
４．個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに際し、個人データをち出す者が第 2 項で限定された 取扱者本人であることを確認しなければならないし個人データ管理者は、持ち出す個人データが第 3 項により持ち出すことを限定した個人データの範囲内であるか確認しなければならない。
５．個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。
６．個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、別に定める件数等限るとともに、個人データが保存された機器・媒体等を常時携行する等 適切に管理しなければならない。
７．個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち 出す場合には 、データの種類や形態等に応じて、必要かつ適切に持ち出した個人データの状況について報告及び記録を行わなければならない。
８．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、報告及び記録された状況を確認する。
２．個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者を必要最小限に限定しなければならない。
３．個人データ管理者は、管理区域外に持ち出すことが可能な個人データを業務上必要最小限に止めなければならない。
４．個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに際し、個人データをち出す者が第 2 項で限定された 取扱者本人であることを確認しなければならないし個人データ管理者は、持ち出す個人データが第 3 項により持ち出すことを限定した個人データの範囲内であるか確認しなければならない。
５．個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。
６．個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、別に定める件数等限るとともに、個人データが保存された機器・媒体等を常時携行する等 適切に管理しなければならない。
７．個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち 出す場合には 、データの種類や形態等に応じて、必要かつ適切に持ち出した個人データの状況について報告及び記録を行わなければならない。
８．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、報告及び記録された状況を確認する。
第 14 条 個人データの利用者の識別及び認証
個人データを利用・加工する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。
第 15 条 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
１．個人データの利用・加工段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設ければならない。
２．前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
２．前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
第 16 条 個人データヘのアクセス権限の管理
１．個人データの利用·加工段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。
２．前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
２．前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
第 17 条 個人データの漏えい・き損等防止策
個人データの利用・加工段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。
第 18 条 個人データヘのアクセス記録及び分析
個人データの利用・加工段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。
第 19 条 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
個人データの利用・加工段階におけるシステムの稼動状況に関し記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。
（ 3 保管・保存段階）
第 1 条 目的
本規程は、当店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「保管・ 保存」段階の取扱いについて定めたものである。
第 2 条 定義
１．「保管」とは、個人データを加工 せず、オフィスフロア内に置き管理すること等をいう。
２．「保存」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア外（書庫等）に置き廃棄に至るまで管理すること、及びパソコンや電子媒体等に電子データを格納し消去にいたるまで管理すること（個人データのバックアップを含む。）等をいう。
２．「保存」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア外（書庫等）に置き廃棄に至るまで管理すること、及びパソコンや電子媒体等に電子データを格納し消去にいたるまで管理すること（個人データのバックアップを含む。）等をいう。
第 3 条 保管・保存に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定
１．個人データ管理責任者は、個人データの保管・保存に関 する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。
２．個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの保管・保存が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
２．個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの保管・保存が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
第 4 条 センシティブ情報の保管・保存に関する取扱者の限定
個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の保管・保存の取扱者を必要最小限に限定して定めなければならない。
第 5 条 保管・保存の対象となる個人データの限定
個人データ管理者は、保管・保存する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。
第 6 条 保管・保存の規程外作業に関する申請及び承認手続き
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを保管・保存する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。
第 7 条 機器・記録媒体等の管理手続き
１．個人データ管理者は、個人データ管理台帳を踏まえ、個人データが保存された機器・記録媒体等の保管場所等の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが 保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが 保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
第 8 条 個人データヘのアクセス制御
１．個人データ管理責任者は、保管・保存する個人データヘのアクセスを制御するために、保管・保存した個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
① 個人データの保管・保存に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
２．個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の保保存を認められた必要最小限の取扱者に限り保管・保存が行われるようIDパスワードを付与するとともに、ID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。
① 個人データの保管・保存に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
２．個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の保保存を認められた必要最小限の取扱者に限り保管・保存が行われるようIDパスワードを付与するとともに、ID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。
第 9 条 保管・保存状況の記録及び分析
１．個人データの取扱者は、個人データを保管・保存する場合、データの種類や形態等に応じかつ適切に保管・保存状況について記録を行わなければならない。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
第 10条 個人データに関する障害発生時の対応・復旧手続き
１．個人データ管理者は、保管・保存した個人データについて、取扱者に対し定期的にバックアップ等を行うよう徹底するとともに、保管・保存した個人データに障害が発生した際にはバックアップデータ等により復旧させなければならない。
２．個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。
２．個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。
第 11 条 個人データの利用者の識別及び認証
個人データを保管・保存する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。
第12 条 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
１．個人データの保管・保存段階に おける管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなければならない。
２．前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
２．前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
第 13 条 個人データヘのアクセス権限の管理
１．個人データの保管·保存段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。
２．前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
２．前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
第 14 条 個人データの漏えい・き損等防止策
個人データの保管・保存段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。
第 15 条 個人データヘのアクセス記録及び分析
個人データの保管·保存段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。
第 16 条 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
個人データの保管・保存段階におけるシステムの稼動状況に関し記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。
（ 4 移送・送信段階）
第 1 条 目的
本規程は、当店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「移送・送信」段階の取扱いについて定めたものである。
第 2 条 定義
１．「移送」とは、物理的な手段により個人データを異なる場所や人に移すこと等をいう。
２．「送信」とは、電子的な手段により個人データを異なる場所や人に移すこと等をいう。
２．「送信」とは、電子的な手段により個人データを異なる場所や人に移すこと等をいう。
第 3 条 移送·送信に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定
１．個人データ管理責任者は、個人データの移送・送信に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない
２．個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人データの移送・送信が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
２．個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人データの移送・送信が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
第 4 条 センシティブ情報の移送・送信に関する取扱者の限定
個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の移送・送信の取扱者を必要最小限に限定して定めなければならない。
第 5 条 移送・送信の対象となる個人データの限定
個人データ管理者は、移送・送信する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。
第 6 条 移送・送信時の照合及び確認手続き
個人データの取扱者は、個人データの移送・送信するときには、移送・送信先に相違がないか照合及び確認を行わなければならない。
第 7 条 移送・送信の規程外作業に関する申請及び承認手続き
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを移送・送信する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。
第 8 条 個人データヘのアクセス制御
１．個人データ管理者は、移送・送信する個人データヘのアクセスを制御するために移送・送信する個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
① 個人データの移送・送信に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
② 個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
２．個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の移送・送信を認められた必要最小限の取扱者に限り移送・送信が行われるようID及びパスワードを付与するとともにID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。
① 個人データの移送・送信に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
② 個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
２．個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の移送・送信を認められた必要最小限の取扱者に限り移送・送信が行われるようID及びパスワードを付与するとともにID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。
第 9 条 移送・送信状況の記録及び分析
１．個人データの取扱者は、個人データを移送・送信する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に移送・送信状況について記録を行わなければならない。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
第 10 条 センシティブ情報の移送・送信の制限
個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、移送·送信してはならない。
① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を移送・送信する場合
② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を移送・送信する場合
③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を移送・送信する場合
④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第 6 条第 1 項各号に掲げる場合
① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を移送・送信する場合
② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を移送・送信する場合
③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を移送・送信する場合
④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第 6 条第 1 項各号に掲げる場合
第 11 条 個人データに関する障害発生時の対応・復旧手続き
１．個人データ 管理者は、移送・送信する個人データについて、取扱者に対し定期的にバックアップ等行うよう徹底するとともに、移送・送信した個人データに障害が生した際にはバックアップデータ等により復旧させなければならない。
２．個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。
２．個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。
第 12 条 個人データの利用者の識別及び認証
個人データを移送・送信する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。
第 13 条 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
１．個人データの移送・送信段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなければならない。
２．前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
２．前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
第 14 条 個人データヘのアクセス権限の管理
１．個人データの移送·送信段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。
２．前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
２．前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。
第 15 条 個人データの漏えい・き損等防止策
個人データの移送・送信段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。
第 16 条 個人データヘのアクセス記録及び分析
個人データの移送・送信段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。
（ 5 消去 · 廃棄段階 ）
第 1 条 目的
本規程は、当店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「消去・ 廃棄」段階の取扱いについて定めたものである。
第 2 条 定義
１．「消去」とは、個人データが保存されている媒体の個人データを電子的な方法その他の方法により削除すること等をいう。
２．「廃棄」とは、個人データが保存されている媒体を物理的に廃棄すること等をいう。
２．「廃棄」とは、個人データが保存されている媒体を物理的に廃棄すること等をいう。
第 3 条 消去・廃棄に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定
１．個人データ管理責任者は、個人データの消去・廃棄に関する取扱者の 役割を定め、組織内に周知しなければならない。
２．個人データ管理者は、業務上必要な者に限り個人データの消去・廃棄
２．個人データ管理者は、業務上必要な者に限り個人データの消去・廃棄
第 4 条 センシティブ情報の消去・廃棄に関する取扱者の限定
個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の消去・廃棄の取扱者を必要最小限に限定して定めなければならない。
第 5 条 消去・廃棄時の照合及び確認手続き
１．個人データの取扱者は、個人データの消去・廃棄に際し、消去・廃棄する個人データについて、個人データ管理台帳等により保管期間を照合又は消去·廃棄理由を確認のうえ、消去・廃棄しなければならない。
２．個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する際には、当該データが保存されている機器・記録媒体等の性質に応じ適正な方法で消去・廃棄しなければならない。
２．個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する際には、当該データが保存されている機器・記録媒体等の性質に応じ適正な方法で消去・廃棄しなければならない。
第 6 条 消去・廃棄の規程外作業に関する申請及び承認手続き
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを消去・廃棄する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。
第 7 条 機器・記録媒体等の管理手続き
１．個人データ管理者は、消去・廃棄する個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
２．個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。
第 8 条 個人データヘのアクセス制御
個人データ管理者は、消去・廃棄する個人データヘのアクセスを制御するために、消去・廃棄する個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
①個人データの入力に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
①個人データの入力に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースヘの部外者の立ち入りを制限する。
第 9 条 消去・廃棄状況の記録及び分析
１．個人データの取扱者は、個人データを消去·廃棄する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に消去・廃棄状況について記録を行わなければならない。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
２．個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
（ 6 漏えい事案等への対応の段階）
第 1 条 目的
本規程は、当店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの漏えい事案等への対応の段階における取扱いについて定めたものである。
第 2 条 定義
「漏えい事案等」とは、個人情報が記載·収録された帳票や電子記録媒体 (FD、CD-ROM 等）の盗難又は紛失、郵便物の誤送付、電子メールやファックスの誤送信等の事故により、個人情報の漏えい、滅失又はき損が生じ、又は生じるおそれが高い場合をいう。
第 3 条 漏えい事案等への対応に関する対応部署の役割·責任及び取扱者の限定
１．個人データ管理責任者は、漏えい事案等への対応に関する対応部署（以下、「対応部署」という。）の役割·責任を定め、組織内に周知しなければならない。
２．対応部署の個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り漏えい事案等への対応が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
２．対応部署の個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り漏えい事案等への対応が行われるよう取扱者を限定しなければならない。
第 4 条 漏えい事案等への対応の規程外作業に関する申請及び承認手続き
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で漏えい事案等に対応する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。
第 5 条 漏えい事案等の影響等に関する調査手続き
漏えい事案等が発生した部署の個人データ管理者は、個人データ管理責任者及び対応部署と連携のうえ漏えいした個人データの取扱状況の記録内容の分析を行い、漏えいした個人データの量、質、事故の原因、態様、被害の程度等漏えい事案等の内容及び影響の調査を行うこととする。
第 6 条 再発防止策・事後対策の検討に関する手続き
漏えい事案等が発生した部署の個人データ管理者は、対応部署と協議のうえ、漏えいした個人データの取扱状況の記録内容の分析を踏まえた再発防止策・事後対策を策定し、個人データ管理責任者へ報告することとする。
第 7 条 報告に関する手続き
１．漏えい事案等が発生した場合、発見者は、漏えい範囲の拡大防止等必要な措置をとるとともに、直ちに対応部署に報告しなければならない。
２．対応部署は、報告を受けた漏えい事案等について、直ちに取引 保険会社に報告しなければならない。
３．対応部署の個人データ管理者は取引保険会社の指示に従い、社外への報告等（警察への届出、本人への通知等、二次被害の防止・類似事案の発生回避の観点からの漏えい事案等の事実関係及び再発防止策の公表）の要否及びその方法について決定しなければならない。
２．対応部署は、報告を受けた漏えい事案等について、直ちに取引 保険会社に報告しなければならない。
３．対応部署の個人データ管理者は取引保険会社の指示に従い、社外への報告等（警察への届出、本人への通知等、二次被害の防止・類似事案の発生回避の観点からの漏えい事案等の事実関係及び再発防止策の公表）の要否及びその方法について決定しなければならない。
第 8 条 漏えい事案等への対応記録及び分析
１．対応部署の個人データの取扱者は、漏えい事案等へ対応する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に漏えい事案等への対応状況について記録を行わなければならない。
２．対応部署の個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
２．対応部署の個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。
個人データの取扱状況の点検及び監査に係る規程
第 1 条 目的
本規程は、当店における個人データの取扱状況に関する点検及び監査について定めたものである。
第 2 条 実施部署
１．個人データ管理責任者は、個人データを取り扱う部署において個人データの点検に関する点検責任者及び点検担当者を選任し、当該部署が自ら点検を実施するよう指示しなければならない。
２．点検責任者と点検担当者は兼務することができる 。
３．個人データ管理責任者は、監査を実施する部署を指定し、その部署から個人データの監査に関する監査責任者及び監査担当者を選任し、監査を実施するよう指示しなければならない。
ただし、監査を実施する部署が個人データを取り扱うときには、個人データ管理責任者は、当該部署以外の部署から当該部署を監査する監査責任者及び監査担当者を選任しなければならない。
２．点検責任者と点検担当者は兼務することができる 。
３．個人データ管理責任者は、監査を実施する部署を指定し、その部署から個人データの監査に関する監査責任者及び監査担当者を選任し、監査を実施するよう指示しなければならない。
ただし、監査を実施する部署が個人データを取り扱うときには、個人データ管理責任者は、当該部署以外の部署から当該部署を監査する監査責任者及び監査担当者を選任しなければならない。
第 3 条 点検
１．個人データ管理責任者は、個人データの取扱状況の点検に関する計画を立案し、点検責任者に対し、定期的及び臨時の点検を実施するよう指示しなければならない。
２．点検担当者は、点検責任者の指示に基づいて確実に点検を実施しなければならない。
３．点検担当者は、点検により個人データの取扱いに関する規程に違反する事項等を発見した場合には、点検責任者に報告しなければならない。
４．点検責任者は、規程に違反する事項について、個人データ管理責任者に報告するとともに個人データ管理責任者の指示を踏まえ、改善のための措置を講じなければならない。
２．点検担当者は、点検責任者の指示に基づいて確実に点検を実施しなければならない。
３．点検担当者は、点検により個人データの取扱いに関する規程に違反する事項等を発見した場合には、点検責任者に報告しなければならない。
４．点検責任者は、規程に違反する事項について、個人データ管理責任者に報告するとともに個人データ管理責任者の指示を踏まえ、改善のための措置を講じなければならない。
第 4 条 監査
１．個人データ管理責任者は、個人データの 取扱状況の監査に関する計画を立案し、監査責任者に対し、定期的及び臨時の監査を実施するよう指示しなければならない。
２．監査担当者は、監査責任者の指示に基づいて確実に監査を実施しなければならない。
３．監査担当者は、監査により個人データの取扱いに関する規程に違反する事項等を発見した場合には、監査責任者に報告しなければならない。
４．監査責任者は、規程に違反する事項について、個人データ管理責任者に報告するとともに個人データ管理責任者の指示に従い、改善のための措置を講じなければならない。
２．監査担当者は、監査責任者の指示に基づいて確実に監査を実施しなければならない。
３．監査担当者は、監査により個人データの取扱いに関する規程に違反する事項等を発見した場合には、監査責任者に報告しなければならない。
４．監査責任者は、規程に違反する事項について、個人データ管理責任者に報告するとともに個人データ管理責任者の指示に従い、改善のための措置を講じなければならない。
2019年 1月 31日制定
顧客情報管理規程
第 1 条（目的）
本規程は、保険募集（１．保険契約の締結または勧誘、2. 1. を目的とした保険商品の内容説明、3．保険契約の申込みの受領、4．その他の保険契約の締結の代理または媒介を言う。）及び募集関連行為（契約見込み客の発掘から契約成立に至るまでのプロセスのうち、保険募集を除いたものを言う。）に関して（以下、これらを保険募集の業務とする。）取得した顧客の情報を適切に管理することで、顧客との間で良好な信頼関係を醸成し、ひいては顧客の保護に資することを目的とする。
第 2 条（定義）
本規程にいう顧客情報とは、個人または法人の顧客（契約者、被保険者、保険金受取人もしくはこれらの者の同居の親族、またはその他利害関係があると通常認められる者を含む。）及びこれらの見込客に関する情報を言う。
第 3 条（組織）
１．代理店代表者は、保険募集の業務について、顧客情報の管理が適切になされているか管理及び監督を行うとともに、その適正を確保するため、必要な指示その他所要の措置を決定する。
２．代理店代表者は、顧客情報管理業務を主管する者としてコンプライアンス統括責任者（兼顧客情報統括管理責任者、以下略）を任命する。
３．コンプライアンス統括責任者は、顧客情報の管理が適切になされているかについて、より実務的な立場から第 1 項の管理及び監督を行うと共に、業務管理責任者と連携して顧客情報管理に関する品質の維持及び向上に向けた施策を行う。また、コンプライアンス統括責任者または業務管理責任者は、顧客情報の管理について代理店代表者への報告その他所要の措置を行う。
２．代理店代表者は、顧客情報管理業務を主管する者としてコンプライアンス統括責任者（兼顧客情報統括管理責任者、以下略）を任命する。
３．コンプライアンス統括責任者は、顧客情報の管理が適切になされているかについて、より実務的な立場から第 1 項の管理及び監督を行うと共に、業務管理責任者と連携して顧客情報管理に関する品質の維持及び向上に向けた施策を行う。また、コンプライアンス統括責任者または業務管理責任者は、顧客情報の管理について代理店代表者への報告その他所要の措置を行う。
第 4 条（管理の方法等）
１．顧客情報管理の対象は、顧客名簿、保有契約一覧、保険設計書、保険契約申込書控、意向確認書控、相談受付票、苦情処理原簿及びその他名称を問わず顧客情報が記載されている一切の書面を言う。また、これらの情報が電子媒体により保存されている場合には、当該電子媒体を含むものとする。
２．前項の書面及び電子媒体については、所定の収納場所を定めた上で当該場所に保管しなければならない。
３．コンプライアンス統括責任者は、当該場所の改変、閲覧及び当該場所からの原本または写の取り出しが不正になされないよう、施錠、デバイスロック、パスワード設定その他の方法により、安全管理措置を講じなければならない。また、当該場所へのアクセスを認めるにあたっては、顧客情報が不正に外部に漏えいすることのないように、役職、所属部門及び個別に必要とする理由に従って、適切なアクセス権限を定めなければならない。
４．アクセス権限については、年次で見直さなければならない。また、使用人の人事異動により役割責任に変更があった場合には、遅滞なく適切なアクセス権限の範囲に変更しなければならない。
５．使用人が第 1 項の書面または電子媒体を外部に持ち出す場合には、持ち出す顧客情報の内容、理由を所定の書面に記入し、上席者の承認を得た上で、コンプライアンス統括責任者の許可を得なければならない。
６．第 1 項の書面及び電子媒体については、それぞれの情報の内容に従って保管期限を定めなければならない。当該期限の経過後、当該書面または電子媒体を廃棄する際には、書面の裁断、電子媒体の破壊またはその他顧客情報の流出を防止するための適切な方法により行わなければならない。
７．その他、個人顧客情報（個人情報の保護に関する法律第 2 条第 1 項の「個人情報」を言う。以下、同じ。）に係る個人データ（個人情報の保護に関する法律第 2 条第 4 項の「個人データ」を言う。以下、同じ。）の安全管理措置については、金融分 野における個人情報保護に関するガイドライン第 10 条第 5 項及び第 6 項に定める、組織的、人的、物理的及び技術的安全管理措置に則り整備しなければならない。
８．個人願客情報の取扱を第三者に委託する場合には、コンプライアンス統括責任者は、その委託先の選定及び監督について、外部委託管理規程に従うと共に、前項に定める安全管理の措置を講じさせなければならない。
９．その他顧客情報の取扱につき、代理店代表者は、業務委託契約を締結している保険会社との取り決めに従わなければならない。
１０．法人顧客情報の取扱については、第 7 項の趣旨に十分に配慮した上で適切な管理をしなければならない。
２．前項の書面及び電子媒体については、所定の収納場所を定めた上で当該場所に保管しなければならない。
３．コンプライアンス統括責任者は、当該場所の改変、閲覧及び当該場所からの原本または写の取り出しが不正になされないよう、施錠、デバイスロック、パスワード設定その他の方法により、安全管理措置を講じなければならない。また、当該場所へのアクセスを認めるにあたっては、顧客情報が不正に外部に漏えいすることのないように、役職、所属部門及び個別に必要とする理由に従って、適切なアクセス権限を定めなければならない。
４．アクセス権限については、年次で見直さなければならない。また、使用人の人事異動により役割責任に変更があった場合には、遅滞なく適切なアクセス権限の範囲に変更しなければならない。
５．使用人が第 1 項の書面または電子媒体を外部に持ち出す場合には、持ち出す顧客情報の内容、理由を所定の書面に記入し、上席者の承認を得た上で、コンプライアンス統括責任者の許可を得なければならない。
６．第 1 項の書面及び電子媒体については、それぞれの情報の内容に従って保管期限を定めなければならない。当該期限の経過後、当該書面または電子媒体を廃棄する際には、書面の裁断、電子媒体の破壊またはその他顧客情報の流出を防止するための適切な方法により行わなければならない。
７．その他、個人顧客情報（個人情報の保護に関する法律第 2 条第 1 項の「個人情報」を言う。以下、同じ。）に係る個人データ（個人情報の保護に関する法律第 2 条第 4 項の「個人データ」を言う。以下、同じ。）の安全管理措置については、金融分 野における個人情報保護に関するガイドライン第 10 条第 5 項及び第 6 項に定める、組織的、人的、物理的及び技術的安全管理措置に則り整備しなければならない。
８．個人願客情報の取扱を第三者に委託する場合には、コンプライアンス統括責任者は、その委託先の選定及び監督について、外部委託管理規程に従うと共に、前項に定める安全管理の措置を講じさせなければならない。
９．その他顧客情報の取扱につき、代理店代表者は、業務委託契約を締結している保険会社との取り決めに従わなければならない。
１０．法人顧客情報の取扱については、第 7 項の趣旨に十分に配慮した上で適切な管理をしなければならない。
第 5 条（情報の取得、入力、利用、加工及び第三者提供）
１．代理店代表者及び使用人は、個人顧客情報を取得、入力、利用、加工または第三者に提供するにあたっては、個人情報保護方針に沿って、その利用目的の範囲内において行わなければならない。
２．前項について代理店代表者及び使用人は、個人顧客情報を第三者と共有する機会がある可能性を踏まえ、その同意を取得しなければならない。また、その同意は、原則として書面またはこれに代わる電磁的記録により取得しなければならない。
３．第 1 項及び前項の同意の有無にかかわらず、機微情報（金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第 6 条に規定するものを言う。）については、取得、入力、利用、加工または第三者との共有を行ってはならない（同ガイドライン第 6 条第 1 項各号に規定する場合を除く）。
２．前項について代理店代表者及び使用人は、個人顧客情報を第三者と共有する機会がある可能性を踏まえ、その同意を取得しなければならない。また、その同意は、原則として書面またはこれに代わる電磁的記録により取得しなければならない。
３．第 1 項及び前項の同意の有無にかかわらず、機微情報（金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第 6 条に規定するものを言う。）については、取得、入力、利用、加工または第三者との共有を行ってはならない（同ガイドライン第 6 条第 1 項各号に規定する場合を除く）。
第 6 条（漏えい時の対応）
１．顧客情報のうち、個人顧客情報の漏えいまたは個人データの漏えい、滅失または棄損（「漏えい等」と言う。以下、同じ。）の事実が発生した場合には、使用人は、直ちにコンプライアンス統括責任者にその事実を報告しなければならない。
２．コンプライアンス統括責任者は、前項の報告を受けた場合、代理店代表者及び業務管理責任者に報告しなければならない。
３．コンプライアンス統括責任者は、当面の保全措置として、漏えいされた個人顧客情報または 漏えい等された個人データにつき、回収その他必要な所要の措置を指示すると共に、速やかに当該個人顧客情報または個人データに関係する顧客に対して、その事実を告げるよう指示しなければならない。
４．業務管理責任者は、遅滞なくその事実を当該個人顧客情報または個人データに関係する保険会社に報告した上で、必要に応じてその指示を受けなければならない。
２．コンプライアンス統括責任者は、前項の報告を受けた場合、代理店代表者及び業務管理責任者に報告しなければならない。
３．コンプライアンス統括責任者は、当面の保全措置として、漏えいされた個人顧客情報または 漏えい等された個人データにつき、回収その他必要な所要の措置を指示すると共に、速やかに当該個人顧客情報または個人データに関係する顧客に対して、その事実を告げるよう指示しなければならない。
４．業務管理責任者は、遅滞なくその事実を当該個人顧客情報または個人データに関係する保険会社に報告した上で、必要に応じてその指示を受けなければならない。
第 7 条（教育推進）
１．コンプライアンス統括責任者は、代理店代表者の方針に則り、顧客情報管理業務の品質の維持及び向上のために、代理店代表者及び使用人が取得すべき資格、履修すべき研修及びその計画について定めるとともに、必要となる教育及び指導の推進をしなければならない。
２．代理店代表者及び使用人は、前項の計画に従って、研修を履修しなければならない。
３．前項に基づく研修の実施記録は、適切に保管されなければならない。
２．代理店代表者及び使用人は、前項の計画に従って、研修を履修しなければならない。
３．前項に基づく研修の実施記録は、適切に保管されなければならない。
第 8 条（モニタリング）
１．コンプライアンス統括貨任者は、顧客情報管理業務に係る自主点検簿の記入をさせる、記録を閲覧するまたはその他の方法により、当該業務についてその適正が図られているかを確認するため、モニタリングを行わなければならない。
２．コンプライアンス統括責任者は、モニタリング結果につき定期的に代理店代表者に報告しなければならない。
３．代理店代表者は、モニタリングの結果を踏まえ、業務の適正を確保するための指示、その他所要の措置を決定しなければならない。
４．モニタリングに係る記録は、適切に保管されなければならない。
２．コンプライアンス統括責任者は、モニタリング結果につき定期的に代理店代表者に報告しなければならない。
３．代理店代表者は、モニタリングの結果を踏まえ、業務の適正を確保するための指示、その他所要の措置を決定しなければならない。
４．モニタリングに係る記録は、適切に保管されなければならない。
第 9 条（改廃）
本規程の改廃は、代理店代表者の決定によるものとする。